LAUNCHING DAN SOSIALISASI OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP KEUANGAN PADA KANTOR DPD RI PROVINSI SUMATERA BARAT

Padang – Kantor Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (DPD RI) di Ibu Kota Provinsi Sumatera Barat telah melakukan launching dan sosialisasi “Optimalisasi Pengelolaan Arsip Keuangan melalui pemanfaatan cloud.dpd.go.id pada kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi Sumatera Barat. Launching ini dibuka langsung oleh Kepala Kantor Erdia Nova, S.Sos., MM dan dilanjutkan dengan kegiatan sosialisasi oleh Kepala Subbagian Perencanaan dan Keuangan Andri Matovani, S.S., M.Si melalui hybrid, (Kamis, 17/10/2024).

Sosialisasi ini diikuti oleh pegawai DPD RI baik yang berkedudukan di pusat maupun di kantor daerah. Kegiatan ini juga dihadiri oleh perwakilan unit kerja masing-masing seperti Biro Keuangan, Biro Sistem Informasi dan Dokumentasi, Inspektorat, Kantor Daerah, Perwakilan Staf Anggota DPD dan Staf Penghubung di Jakarta.

Erdia Nova menyampaikan, sosialisasi ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada Kesesjenan dan Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi bahwa kantor DPD RI Provinsi Sumatera Barat sudah ada pengelolaan kearsipan bidang keuangan. Hal ini merupakan upaya peningkatan pengelolaan kearsipan terutama arsip keuangan di lingkungan kantor DPD RI Provinsi Sumatera Barat, agar semua pertanggungjawaban keuangan berjalan dengan baik dan juga demi kelancaran dan kemajuan Kantor DPD RI Provinsi Sumatera Barat khususnya dan DPD RI pada umumnya.

Andri Matovani menyampaikan, arsip keuangan pada Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi Sumatera Barat saat ini masih dilakukan dengan cara konvensional yang disimpan di dalam box arsip ataupun lemari penyimpanan yang mana hal tersebut rentan rusak, hilang atau bencana (alam atau kebakaran). Dengan optimalisasi pengelolaan arsip keuangan ini arsip terkelola secara digital melalui pemanfaatan internal cloud.dpd.go.id, arsip keuangan lebih mudah diakses dan dicari ketika dibutuhkan oleh stakeholders dan terjaga serta bebas dari kerusakan atau terbakar atau hilang.

Ilham Akbar Kepala Bagian Perbendaharaan DPD RI menyampaikan, arsip keuangan ini sedikit berbeda dengan arsip yang lain. Disini ada arsip berbentuk kuitansi. Ini sangat penting, mungkin dalam klasifikasi arsip harus lebih selektif karena ini merupakan keuangan. Jangan sampai dimanfaatkan oleh orang yang tidak bertanggung jawab. “ Sebaiknya mungkin ada staf khusus yang bisa dipercayakan untuk tugas ini”, ujarnya.

Semoga cloud.dpd.go.id ini bisa memperkuat kearsipan kantor di daerah, terutama bidang arsip keuangannya lebih tertata lebih baik kedepannya. Hendaknya program ini juga berjalan di Kantor DPD RI Provinsi lainnya. Dengan adanya pertemuan ini bisa menyempurnakan pengelolaan arsip ini dan arsip kantor daerah bisa terselamatkan.

Penulis : Febri Izzati Editor : Andri Matovani